سیستم 5S چیست؟

در فضای رقابتی امروز، بسیاری از کسب‌وکارها به طور مداوم در حال بازنگری و بهبود استراتژی‌های خود هستند و غالباً تلاش می‌کنند با منابع کمتر، بهره‌وری بیشتری ایجاد کنند. نیاز مداومی برای چابک‌تر شدن و ایجاد فرهنگی مبتنی بر کارایی وجود دارد؛ فرهنگی که منجر به کاهش اتلاف منابع و در نتیجه کاهش هزینه‌ها می‌شود. بهبود کارایی این امکان را فراهم می‌آورد که همان حجم خروجی در زمان کمتر و با هزینه پایین‌تر تولید شود. یکی از بهترین روش‌ها برای شناسایی و حذف اتلاف‌ها، بهره‌گیری از اصول سیستم 5S است.

سیستم 5S نخستین بار در اواخر دهه 1960 توسط شرکت تویوتا به کار گرفته شد. این سیستم روشی برای سازمان‌دهی محیط کار بر اساس پنج واژه ژاپنی است:

• Seiri (سِیری) = مرتب‌سازی

• Seiton (سِیتون) = نظم و ترتیب

• Seiso (سِیسو) = پاکیزگی

• Seiketsu (سِیکِتسو) = استانداردسازی

• Shitsuke (شیتسُکه) = انضباط و پایداری

معمولاً 5S به عنوان بخشی از رویکرد تولید ناب (Lean) پیاده‌سازی می‌شود و بیشترین اثربخشی را زمانی دارد که کل سازمان اصول آن را پذیرفته و به عنوان بخشی از فلسفه کاری و فرهنگ سازمانی خود درآورد. به عبارت دیگر، 5S تنها یک ابزار نیست بلکه یک روش تفکر و تمرکز برای سازمان‌دهی و مدیریت بهتر محیط کار با حذف هشت نوع اتلاف شناخته‌شده در تولید ناب است.

اصول 5S باعث ایجاد شفافیت بصری در محیط می‌شود؛ هنگامی که همه چیز مرتب و پاکیزه باشد، مشکلات و خطرات به مراتب سریع‌تر شناسایی می‌شوند. برای مثال، یک سالن تولید تمیز به‌سرعت هرگونه نشتی از ماشین‌آلات مجاور را آشکار می‌کند که در غیر این صورت ممکن بود نادیده گرفته شود. علاوه بر این، نظم و سازمان‌دهی، زمان و حرکت‌های زائد را کاهش می‌دهد؛ چرا که ابزارها و مواد در مکان صحیح قرار می‌گیرند. این موضوع شاید جزئی به نظر برسد اما در بلندمدت تأثیر چشمگیری بر بهره‌وری دارد.

در ادامه، اجزای سیستم 5S را بررسی کرده، مزایای آن برای کسب‌وکار را توضیح داده و ارتباط آن با تولید ناب را مرور می‌کنیم.

اجزای سیستم 5S

سیستم 5S شاید در مقایسه با سایر تکنیک‌های ناب کمتر مورد توجه قرار گیرد، اما فرآیندی ساده و در عین حال بسیار مؤثر است. اجرای درست آن باعث افزایش مشارکت کارکنان، کار تیمی، ایمنی و روحیه می‌شود؛ همچنین ناپایداری و عدم قطعیت‌ها را کاهش می‌دهد که این خود به کاهش هزینه‌ها منجر می‌گردد. علاوه بر این، 5S پایه‌ای محکم برای پیاده‌سازی سایر اصول ناب ایجاد می‌کند. در ادامه هر یک از اصول 5S و روش‌های اجرا را بررسی می‌کنیم:

1. Seiri (مرتب‌سازی)

نخستین گام در سیستم 5S، مرتب‌سازی کلیه اقلام موجود در محیط کار با هدف حذف موارد غیرضروری است. تیم شما باید بپرسد: چه چیزهایی لازم هستند و چه چیزهایی غیرضروری‌اند؟ با حذف اقلام غیرضروری، هزینه‌ها کاهش می‌یابند، زیرا نیاز به فضای انبارش کمتر خواهد شد؛ این امر شامل صرفه‌جویی در هزینه‌های اجاره، گرمایش، سرمایش و نگهداری فضا نیز می‌شود.

این اصل به شدت از تکنیک تولید به‌موقع (JIT) در تویوتا الهام گرفته است که بر استفاده از «آنچه لازم است، به مقدار لازم، در زمان لازم» تأکید دارد.

بسیاری از سازمان‌ها برای اجرای Seiri از روشی به نام کمپین برچسب قرمز (Red Tag Campaign) استفاده می‌کنند. در این روش، بر روی اقلام غیرضروری یک برچسب قرمز نصب می‌شود که شامل دسته‌بندی قلم، دلیل غیرضروری بودن و اقدام پیشنهادی (دور ریختن، انتقال به انبار، جابه‌جایی و غیره) است. سپس تیم باید به پرسش‌های زیر پاسخ دهد:

• آیا این قلم واقعاً ضروری است؟

• اگر ضروری است، به چه مقدار نیاز داریم؟

• اگر ضروری است، آیا باید دقیقاً در همین محل قرار گیرد؟

پس از پاسخ به این پرسش‌ها، اقدامات لازم انجام می‌شود؛ از جمله: نگه داشتن موقت اقلام برای اطمینان از ضرورت، دور انداختن، انتقال به محل دیگر یا نگه داشتن در مکان فعلی.

2. Seiton (نظم و ترتیب)

شاید شنیده باشید: «برای هر چیز جای مشخصی و هر چیز در جای خودش». این همان اصل Seiton است. پس از مرتب‌سازی، نوبت به چیدمان اصولی اقلام ضروری می‌رسد تا همه کارکنان به راحتی آنها را بیابند.

برای اجرای Seiton مراحل زیر را دنبال کنید:

1. تعیین کنید چه اقلامی باید در دسترس باشند.

2. مکان مناسب برای هر قلم را مشخص کنید.

3. مقدار مورد نیاز از هر قلم را تعیین کنید.

هنگام سازمان‌دهی وسایل پرکاربرد، همیشه آنها را در مکان‌های دسترس‌پذیر و قابل مشاهده قرار دهید. ابزارها و اقلام مشابه را بر اساس کاربرد و عملکرد گروه‌بندی کنید تا یافتن آنها آسان‌تر شود. همچنین اقلام سنگین را در ارتفاع مناسب قرار دهید تا کارکنان بدون آسیب بتوانند آنها را بردارند.

اصول 5S

3. Seiso (پاکیزگی)

به Seiso مانند یک خانه‌تکانی اساسی نگاه کنید که پس از آن باید همان سطح از پاکیزگی همواره حفظ شود. Seiso تنها به وضعیت فعلی نظافت نمی‌پردازد، بلکه به عوامل ایجاد آلودگی، گردوغبار و کثیفی نیز توجه کرده و آنها را برطرف می‌کند. برای نمونه، تمیز نگه داشتن ماشین‌آلات و نزدیک نگه داشتن شرایط آنها به وضعیت نوین، بخشی از اجرای Seiso است.

روش‌های پیاده‌سازی Seiso:

• ایجاد برنامه‌های منظم نظافت: شامل تعیین این‌که چه چیزی باید تمیز شود، چه زمانی و توسط چه کسی.

• آموزش کارکنان برای تمیز کردن محل کار پس از هر شیفت (۵ دقیقه کافی است تا محیط مانند روز اول بماند).

• اطمینان از اینکه ابزارها و تجهیزات همیشه تمیز و آماده استفاده باشند (شامل مکان‌های نگهداری).

• انجام بازرسی‌های بصری منظم برای شناسایی نشتی روغن، خرابی تجهیزات و سایر ناهنجاری‌ها.

• نصب نورپردازی اضافی برای مشاهده بهتر گردوغبار و آلودگی.

اجرای Seiso نه‌تنها اصول قبلی را تکمیل می‌کند بلکه یک محیط کاری ایمن به وجود می‌آورد و اجازه می‌دهد کارکنان به جای درگیر شدن با خطرات، بر عملکرد خود متمرکز شوند.

4. Seiketsu (استانداردسازی)

پس از پیاده‌سازی سه اصل نخست، نوبت آن است که آنها را به بخشی از روال استاندارد سازمان تبدیل کنید. Seiketsu به معنی یکپارچه‌سازی فرهنگ سازمانی و تثبیت هنجارهایی است که محیط کار را همواره تمیز، مرتب و ناب نگه دارد.

روش‌های اجرای Seiketsu:

• نصب ابزارهای بصری مانند پوستر، عکس، نمودار و برچسب برای نشان دادن چیدمان صحیح و ناصحیح محیط کار.

• تعریف نقش و انتظارات مشخص برای همه کارکنان به‌منظور مشارکت در حفظ پاکیزگی.

• ایجاد چک‌لیست‌های بازرسی (کاغذی یا دیجیتال) برای پایش فرآیندها و اطمینان از رعایت آنها. بسیاری از چک‌لیست‌های 5S آماده و رایگان در دسترس هستند.

5. Shitsuke (انضباط و پایداری)

آخرین اصل سیستم 5S تضمین می‌کند که همه تلاش‌های انجام‌شده پایدار بمانند. هدف Shitsuke این است که اصول 5S به عادت روزمره تبدیل شوند و همه کارکنان به‌طور خودکار آنها را رعایت کنند. اجرای Shitsuke نیازمند خودانضباطی و تعهد سازمانی فراگیر است.

چهار نکته کلیدی در Shitsuke:

1. ارتباطات: همه کارکنان باید از تغییرات مطلع باشند، مسئولیت‌های خود را بدانند و راه‌های گزارش مشکلات را بشناسند.

2. آموزش: اطمینان حاصل شود که کارکنان آموزش کافی دیده‌اند تا نقش خود را درک کنند.

3. قدردانی: تلاش‌های کارکنان باید شناسایی و پاداش داده شود.

4. زمان: ممیزی‌ها در بازه‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه انجام شود تا اثربخشی فرآیندها بررسی گردد.

5S و ایمنی: افزودن یک «S» جدید

از زمان ابداع 5S، برخی کارشناسان پیشنهاد کرده‌اند که یک «S» ششم با عنوان ایمنی (Safety) نیز افزوده شود. این اصل به‌طور رسمی جداگانه تعریف نشده است زیرا ایمنی باید در همه مراحل 5S لحاظ شود.

نمونه‌ها:

• اجرای استانداردهای نظافت باعث ایمنی بیشتر از طریق حذف لکه‌های روغن یا نشتی مایع خنک‌کننده می‌شود.

• اعمال نظم و ترتیب در محیط کار، با حذف بی‌نظمی‌ها، خطر لغزش و زمین خوردن را کاهش می‌دهد.

نحوه پیاده‌سازی موفق 5S

برای شروع اجرای 5S، این پنج اقدام کلیدی را مدنظر داشته باشید:

1. انتخاب تیم: اعضای تیم باید متعهد، قابل اعتماد و فعال باشند. بهتر است از یک بخش ساده سازمان شروع کنید تا ایرادها رفع شود، سپس به بخش‌های پیچیده‌تر بروید.

2. اندازه‌گیری: سه فعالیت کلیدی باید مکرراً انجام شوند: اندازه‌گیری، ممیزی و اقدام اصلاحی.

3. آموزش: یک کارگاه یا دوره آموزشی دو روزه می‌تواند تضمین کند که همه افراد درک مشترکی داشته باشند. حضور مدیران و سرپرستان نیز نشان‌دهنده تعهد کل سازمان است.

4. آزمون عملی: نیازی به آزمون‌های کتبی طولانی نیست. تنها کافی است بررسی کنید آیا کارکنان می‌توانند یک ابزار، سند یا فرد را در کمتر از ۳۰ ثانیه پیدا کنند. این نشان می‌دهد فرآیندها مؤثر هستند یا خیر.

5. خلاقیت: ایده‌های خلاقانه کارکنان را بپذیرید. بسیاری از این ایده‌ها بدون هزینه اجرا می‌شوند اما می‌توانند صرفه‌جویی‌های بزرگی برای سازمان داشته باشند.

نتیجه گیری

سیستم 5S ابزاری عملی و در عین حال یک فرهنگ سازمانی پایدار است که با حذف اتلاف‌ها، بهبود بهره‌وری، ارتقای ایمنی و افزایش رضایت کارکنان، بستر لازم برای اجرای سایر اصول تولید ناب را فراهم می‌کند. اجرای درست 5S یعنی سازمان‌دهی هوشمندانه، استانداردسازی فرآیندها و نهادینه‌سازی انضباط کاری؛ اقدامی که در نهایت منجر به کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و حرکت به سوی تعالی سازمانی خواهد شد.

جهت مشاوره در پیاده سازی سیستم 5s با ما در ارتباط باشید.

اطلاعات این مقاله برگرفته از این منبع می‌باشد.